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年賀状や手帳はPDFスキャンして整理し、クラウドに保存。ScanSnapが超便利

年賀状や手帳のデジタル化

年賀状や手帳の整理や保存、どうしていますか?

紙面をスキャンしてデジタルデータ化して整理、保存するとスッキリしますよ。
私もスキャナーとクラウドサービスを組み合わせて活用しています。

この記事はこんな方に読んでほしい
  • 年賀状が未整理のまま溜まっていて、捨てられない
  • 古い手帳など紙媒体をデジタルデータ化したい
  • データをいつでも見れるように保存、活用したい

年賀状や手帳の整理、保存はデジタルデータがおすすめ

年賀状と手帳

SNSや電子メールを使って新年の挨拶をすれば、年賀状はいらない、という方もいると思います。

一方で、年賀状をやりとりしている方はまだ多いのではないでしょうか?その年賀状、普段どうしていますか?

それから、古い手帳の整理、保存はどうしていますか?

年賀状や手帳を紙のまま整理、保存する方法

年賀状の整理や保存は、ハガキ保存用のボックスを用意して保存したり、年ごとに輪ゴムやビニールに入れてわけて保存をしている方もいると思います。

でも、年末に主に宛先と住所の確認をするだけに使っていて、普段は内容を見返すことは少ないのではありませんか?

それなら、いっそのこと古い年賀状はデジタルデータ化してしまいましょう。

 

手帳も古くなったものを見返すことは少なくありませんか?

デジタル化すればいつでも確認できますし、保存形式を選べば、写真集のようなスライドショー形式にすることもできます。

年賀状や手帳をデジタルデータ化して整理、保存する方法

年賀状や手帳をデジタル保存する方法は、大きく2つの対応方法があります。

一つはスマホのカメラを使って、紙面をデジタル化する方法、もう一つは紙面をスキャナーで読み取ってデジタル化する方法です。

スマホのカメラを使ってデジタル保存する方法

スマホで1枚ずつ写真を撮影して保存する方法がありますが、写真を撮影する際に、ちょうどハガキなどの紙面の大きさに揃えて撮影するのはかなり難しいです。

そこで、自動的に紙面の大きさを認識して、ハガキが綺麗に撮影できるようにソフトウェアで補助し、撮影することができるようにしてくれているアプリを使って保存する方法があります。

10枚くらいならこの方法でも良いかもしれませんが、枚数が多いと面倒くさくて大変です。

そこで、ずぼら、もしくは効率性重視な方にはスキャナー利用によるデジタルデータ化がおすすめです。

スキャナーを利用してデジタル保存する方法

スキャナーは1台あるといろいろ使えて便利です。
葉書、レシート、ノート、手帳、写真など、紙データを読み取ってすぐにデジタルデータにすることができます。

 

資金的に余裕のある方は、両面読み取り可能で自動読み込み機能がついているものがおすすめです。

 

でも個人でたまに使う用途であれば、ScanSnapの小型版が使いやすくて良いですよ。

スキャナーでデジタル化する際のファイル形式を選択

スキャナー

一般的に、スキャナーで紙面を画像化する際の保存ファイルの形式は、PDFかJPEG形式が選択できます。

一定期間ごとにまとめて保存なら、PDF形式で保存

PDF形式で保存する場合は、文書形式でいつでも閲覧することができます。

PDF形式であれば、1年分ごとにファイルをまとめて保存し、1年分ごとに内容を確認することができます。

一定期間ごとに文書や画像データをまとめて、順番に見るようにするにはこちらの方式で保存しましょう。

スライドショーにしたいなら、JPEG形式で保存

JPEG形式で保存する場合は、写真と同じ形式で保存する方法です。
写真形式で保存する場合は、写真と同じように好みのファイルだけをグループ化してスライドショーを作成することもできます。

ただし、1枚(紙面1ページ)1ファイルになるので、ファイルの数が増えるのが難点です。

クラウドサービスに保存してデジタル化の効果を高める

クラウドサービス

デジタル化したデータの保存先は、PCにそのまま保存でもOKですが、PCとスマホで同じデータを見れるようにする場合、クラウドサービスを使いましょう。

 

例えば次のサービスを保存先として使うと便利です。
いずれも一定容量まで無料で利用でき、セキュリティも高く、安心して利用できます。

 おすすめクラウド保存サービス
  • DropBox
  • GoogleDrive
  • Evernote

クラウドサービスを利用することで、いつでも簡単にデータを確認することができます。

simplelifenavigation.com

年賀状や手帳などの紙媒体のデジタル化のメリットとデメリット

紙媒体の場合、手触りやその匂いやシミから「書いたその時」を感じられることがあります。

でもデジタル化した場合は、文字情報や画像情報はわかるのですが、触覚や嗅覚での感覚はなく、紙の手帳のようにだいたいこの辺りの月日かな、とパラパラめくって探すということができません。

そこはデジタル化の場合に失われる部分になります。

 

デジタル化でいつでも見れ、簡単に検索でき、超便利、というメリットはありますが、紙の質感などが大事なものはデータ化してもよいものかどうか、検討が必要です。

その上でシンプルに整理、保存することを選択できるなら、スキャナーでのデータ化、デジタル化による活用がおすすめです。

私も実際にScanSnapを使っていますが、とても便利ですよ。