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幹事必見!コロナ自粛でも歓送迎会→Zoom飲み|挨拶は動画やオンライン会議ツールを活用

歓送迎会や送別会

こんにちは。シンプルライフナビです🌱

世の中ではもう長い間コロナ感染症対策が求められていますが、そんな状況下でも社会は動いています。

人事異動などで異動になったかたもいらっしゃるかもしれません。

この記事はこんな方におすすめ
  • コロナ下で幹事になってしまった。
  • 歓迎会や送別会を開きたいけれどどんなふうにすればよいかわからない。
  • お世話になった人に思いを伝えたい。

集団での飲食の自粛が要請される中、歓送迎会や飲み会を開くことは困難な状況です。ですが、お世話になった人、新しくきた人を送り出したり迎えたりしたいという思いはあるのではないでしょうか。*1

新しい歓送迎会のスタイル(新形式)

歓送迎会で飲食する

現在のコロナ感染防止対策実施中の状況において、大勢で集まって話す送別会といったものを開くわけにもいかず、どんなふうにお世話になった方に思いを伝えるか考えている方も多いのではないでしょうか。

対応方法はないのでしょうか?

いろいろ工夫すれば、従来とは異なった新しいスタイルでの歓送迎会もできるのではないでしょうか。

この記事では新しいスタイルの歓送迎会の例をご紹介します。

 

歓送迎会の場所はどうするべきか

開催場所は、リアルで多くの人数が集まるというのは困難です。感染症を所管する官庁で送別会を開き、コロナ感染者を出したことで大問題となったケースがありました。

現在の状況下で集団で集まって飲食を共にすることはリスクが高すぎます。会話の内容や所作などから職場を推定されたり、SNSに投稿される可能性もあります。

そういったことを考えると、オープンな場で大勢が集まることは当然避けるべきだという判断になると思います。

そこで、コロナ下でにわかに使用者が増えたWeb会議ツール(オンラインツール)を使った飲み会形式での開催が考えられます。「Zoom飲み」とかいいますよね。そのうち流行語になるかもしれないですね。

会場を分散して、ネット上で集まる、という方法がしばらくスタンダードになる可能性がありそうです。

 

新しい歓送迎会でみんなの思いを共有する方法

思いを共有する

そうすると、メッセージを伝える方法もリアルにこだわるのではなく、一つの対応方法として、ショートムービーやスライドショー動画を作って、共有、上映するという方法が考えられます。これなら大声出すこともなく、密になることもありません。

コロナの前の歓送迎会や結婚式などでも利用はされていたと思いますが、コロナの状況下ではより一層利用機会が高まるのではないでしょうか。

また見る方も、映像で流してもらえるとわかりやすく、同じ思いを共有しやすくなるのではないかと思います。

リアルの現場で少人数で人が集まる場合でも、間を開け、飲食は伴わず、声は出さないようにし、その他メンバーは映像を流したものを”Zoom”*2で中継してリモートで参加することで、同じ時間を共有することが可能です😀

 

歓送迎会を新しいスタイルで定義する、新常態*3(新生活様式)への対応の一つといえるのではないでしょうか。

私のいる職場では先日そんな感じの送別会をしました。

 

新しい歓送迎会スタイルへのみんなの適合性

ショートムービー動画を作るハードルは、以前に比べるとだいぶ下がったと思います。スマホの動画撮影や写真編集機能はかなり優秀なので、わざわざビデオ機材を買う必要ないですし、写真の素材があれば、なつかしの風景、その人との思い出、伝えたいメッセージ、などをスマホアプリでスライドショーにしたり動画編集することもできます。

 

そして、Zoom。私もコロナまで知りませんでしたし、使ったことはなかったですが、ここ一年で一気に普及しましたね🧐

世間一般でも、社内の会議だけではなく、他社の方との打ち合わせなどでもZoomなどのビデオ会議ツールで行うことが標準といっていいレベルになりました。
職場の上司も自分でログインして会議で使えるようになっています。ずいぶん急激な変化にも人間、対応できるものです。

新しいスタイルの歓送迎会へ、みんな適応できそうですよね!

 

おすすめのショートムービー動画の内容(作り方のヒント)

ショートムービー作成のポイントとしては、多くの人に参加、登場してもらうことでしょう。

一人ずつ話すと時間が長くなってしまうので、例えば全体で1メッセージにして、一語ずつメッセージボードをもって写真で登場してもらう、という方法ですね。

メッセージを掲げる

これだと集合写真(そもそも集まれないのですが…)より一人一人の表情やポーズに個性が出せていいのではないかと思います。

例えば「XXXやYYYなことがありました。○○さん、ありがとう!」がメッセージだと、何人で参加するかによりますが、「XXXや」「YYYなこと」・・・「あ」「り」「が」「と」「う」「!」という区切りで、送り出す人を写し込むという方法です。

そのほか、日頃言えなかったことや、未来へのメッセージなどもいいかもしれないですね!☺️

子育て世代や、最近の若手の入社組でこの辺りの編集得意な方がいて、話に乗ってくれる場合はこの重要ミッション、お任せしちゃっていいかもしれないです。
 

大事なことは、何を伝えるか(伝える目的)

思いを伝える

送られる方、迎えられる方、送り出す側、受け入れる側、それぞれの立場があり、それぞれの個性があります。

感謝の思いを伝える、というポイントを外さずに、中にはくだけた内容の部分もあってもいいと思いますが、失礼になったり、不快に感じる部分が出ないようにする、といったことは作り手として守る必要がありますよね。

悪ノリはだめですよ👿

また少し長めのメッセージだと、昔からある色紙での寄せ書きなんかも組み合わせると喜ばれるのではないでしょうか‥😊

デジタルとアナログ、それぞれのいいところを組み合わせちゃいましょう!

 

あなたのところではどんな対応をしますか? 

良いアイデアがあれば、ぜひわたしにも教えてください!

 

今日も最後までお読み頂き
ありがとうございます🤗

*1:この記事は決してコロナ下での集団飲食をすすめるものではありません。リモート下で人への感謝の思いを伝える方法の一例としてお読みください。

*2:2020年に一気に普及したWEB会議ツール。無料で利用できる。Zoomミーティング - Zoom

*3:Google検索-新常態